Ką automatizuoti pirmiausia: darbas, kurį Jūsų įmonėje kas savaitę kas nors daro rankomis

Daugumai įmonių DI kaip tokio nereikia. Jos turi žmogų, kuris kasdien dalį laiko praleidžia kopijuodamas duomenis iš vienos vietos į kitą, ir niekas niekada nepaklausė, kodėl tai turi daryti žmogus. Šis straipsnis skirtas įmonės vadovui, kuris įtaria, kad taip yra ir jo įmonėje, bet nežino, nuo ko pradėti. Techninių žinių jam skaityti nereikia.

Kaip tokį darbą atpažinti

Darbai, kuriuos verta automatizuoti, turi bendrų požymių, ir juos galima atpažinti nieko neišmanant apie technologijas.

• Jis kiekvieną kartą atliekamas vienodai. Ne panašiai. Vienodai. Jį atliekantis žmogus naujam darbuotojui žingsnius paaiškintų per vieną popietę.
• Jis perkelia informaciją tarp dviejų sistemų, kurios nesujungtos. Pašto dėžutė ir apskaitos programa. Forma ir kalendorius. Ads Manager ir skaičiuoklė. Jas jungia žmogus.
• Niekas nenusprendė, kad jis turi vykti būtent taip. Kažkada buvo sukurta skaičiuoklė vienam klausimui atsakyti, klausimas vis grįždavo, ir kopijavimas tapo kažkieno pareiga.
• Jį atlieka žmogus, pasamdytas visai kitam darbui. Inžinierius, perrašantis objekto duomenis į šabloną. Pardavėjas, besivaikantis neapmokėtas sąskaitas. Savininkas, atsiliepiantis telefonu iš po kriauklės.

Jei darbas atitinka tris iš šių keturių požymių, jį verta svarstyti. Jei atitinka visus keturis, nuo jo greičiausiai ir verta pradėti.

Penki darbai, pasitaikantys beveik kiekvienoje įmonėje

Pirmadienio skaičiuoklė. Kažkas atsidaro dvi ar tris sistemas ir kopijuoja skaičius į ketvirtą, kad įmonė sužinotų, kiek uždirbo praėjusią savaitę. Po automatizavimo: skaičiai surenkami per naktį ir suderinami pagal aprašytą taisyklę, o vieno puslapio santrauka atkeliauja su pažymėtomis problemomis. Aprašėme vieną tokį atvejį su odos priežiūros prekės ženklo reklamos paskyra. Didžiausia nauda buvo ne sutaupyta valanda, o tai, kad prastai veikiantis reklamos rinkinys buvo pastebėtas tą pačią dieną, kai jo rezultatai suprastėjo, o ne mėnesio pabaigoje.

Pasiūlymai, perdaromi iš ankstesnio. Atsidaryti paskutinį panašų, pakeisti pavadinimus ir skaičius, patikrinti kainyną ir tikėtis, kad neliko nieko iš ankstesnio kliento. Po automatizavimo: juodraštis sudaromas pagal Jūsų kainyną Jūsų šablone, kliento duomenys paimami iš užklausos, o darbuotojui belieka patikrinti ir pataisyti.

Dokumentai, kuriuos specialistas pildo pagal šabloną. Privalomos ataskaitos, patikrų ataskaitos, atitikties dokumentų rinkiniai: kiekvieną kartą tas pats rinkinys, užpildytas konkretaus darbo duomenimis, kurį kelias valandas rengia kvalifikuotas žmogus. Po automatizavimo: rinkinio juodraštis įmonės formatu parengiamas per kelias minutes, o specialistas jį patikrina. Gręžimo įmonė, kuriai tai sukūrėme, sistema jau parengė 168 dokumentus ir grįžo užsakyti antros sistemos.

Telefonas, kuris skamba, kai dirbate pas klientą. Skambutis nukeliauja į balso paštą, skambinantysis žinutės nepalieka ir skambina konkurentui. Po automatizavimo: į skambutį atsiliepiama, vizitas atsiduria tikrame kalendoriuje, skambinantysis įrašomas į CRM, o ryte laukia santrauka. Tokį administratorių naudojame savo pačių linijoje. Čia lengviausia suskaičiuoti, kiek kainuoja nieko nedaryti: tai skambučiai, apie kurių praradimą net nežinojote.

Vienintelis žmogus, kuris žino. Informacija yra sistemoje, kurios niekas kitas nemoka ar nenori atsidaryti, todėl kiekvienas klausimas keliauja tam vieninteliam žmogui, o kai jo nėra, laukia. Po automatizavimo: kiekvienas, kas turi teisę, klausia paprasta kalba ir gauna atsakymą iš tikrų, nuolat atnaujinamų duomenų. Žmogus, kuris anksčiau visiems atsakinėjo, grįžta prie darbo, kuriam buvo pasamdytas.

Kaip pasirinkti pirmąjį

Prieš kalbėdami su tiekėjais, suskaičiuokite patys. Kiekvienam kandidatui užsirašykite tris skaičius: kiek kartų per savaitę jis atliekamas, kiek minučių trunka ir apytiksliai kiek kainuoja to žmogaus darbo valanda. Juos sudauginkite. Užduotis, kuri atliekama 40 kartų per savaitę ir trunka 15 minučių, yra dešimt valandų kažkieno laiko, o mokant 30 € per valandą tai apie 15 600 € per metus. Palyginkite šią sumą su sistemos kūrimo kaina, ir sprendimas dažniausiai tampa akivaizdus.

Tada užduokite dar vieną klausimą, į kurį skaičiavimas neatsako: kas nutinka, kai darbas atliekamas klaidingai? Pasiūlymas su ankstesnio kliento vardu, praleistas skubus skambutis, institucijai pateiktas dokumentas su praėjusio projekto skaičiais. Darbą, kurio klaida brangi ir ilgai nepastebima, dažnai verta automatizuoti labiau nei tą, kuris užima daugiausia laiko.

Pasirinkite vieną. Ne programą, ne platformą, o vieną darbą su aiškiu skaičiumi, už kainą, raštu sutartą prieš pradedant. Jei viena sistema neįrodo savo naudos, didesnė taip pat neįrodys, tik tai paaiškės vėliau. Plačiau apie tai ir apie nutrauktų projektų statistiką rašome straipsnyje kodėl AI projektai žlunga.

Ko kol kas neliesti

Nieko, ką šiuo metu trys žmonės daro trimis skirtingais būdais. Automatizavus nesutarimas tiesiog perkeliamas į programą, ir ginčas, kuris turėjo įvykti susitikime, išlenda klaidos pranešimu. Pirmiausia susitarkite dėl proceso.

Nieko, kur vienos klaidos kaina viršija viso mėnesio teisingų atsakymų naudą, o rezultato netikrina joks žmogus. Modelis gali rašyti juodraščius, rūšiuoti, ištraukti duomenis ir atsakyti. Jis neturėtų spręsti ir neturėtų nieko siųsti klientui ar liesti pinigų be žmogaus patvirtinimo, kol klaidų dažnis nėra išmatuotas su realiu darbu.

Nieko, kas vyksta du kartus per metus. Sistemos kūrimas kainuoja tiek pat, ar darbas daromas kas savaitę, ar kartą per metus, o retas darbas niekada neatsiperka.

Kiek tai apytiksliai kainuoja

Vienam aukščiau aprašytam darbui dažniausiai užtenka vienos sistemos. Kainų intervalai pateikti kainų puslapyje, jokios formos pildyti nereikia. Vėlesni mėnesio eksploatacijos kaštai yra nedideli ir matomi Jūsų pačių paskyrose, o iš ko jie susideda, aprašyta straipsnyje eksploatacijos kaštai, apie kuriuos niekas nekalba. Jei nežinote, nuo kurio darbo pradėti, padės nemokama konsultacija: 30 minučių pokalbis, tada per 1-2 darbo dienas raštiškas pasiūlymas su fiksuota kaina. Jei turite vieną akivaizdų darbą, konsultacijos nereikia: tiesiog aprašykite jį dviem pastraipomis.